Технологии вместо тонн бумаги: как спасти от вырубки деревья в Украине

Бумага - это величайшее изобретение человечества, которое сделало выгодным книгопечатанье, раскрыло многие писательские таланты и победило безграмотность. Но времена меняются. Людей становится все больше, а ресурсы для производства бумаги ограничены. Если человечество не сбавит обороты и будет массово вырубать леса, то нам не избежать катастрофы.

Не секрет, что больше всего бумаги тратят предприниматели и крупные компании - те, кто готовит договоры, отчеты в налоговую, выписывает счета и подписывает акты выполненных работ.

Но оказывается, что обмениваться документами можно без использования бумаги. Мы попробовали на себе систему «Paperless», используемую в ПриватБанке. Там система внутреннего документооборота через электронные программы действует уже много лет.

Где бы ни были руководители или представители отделов – согласование можно получить в течение нескольких минут. В год, таким образом, подписывается более 2,5 млн документов. Это позволило банку сэкономить 325 тонн бумаги (или 130 тысяч пачек бумаги формата А4). Таким образом ежегодно ПриватБанк экономит около 20 гектаров леса.

Кто уже использует электронный документооборот?

Обмениваться документами онлайн решились в КП «Дніпроводоканал», ПАО «Полтава Обленерго» и издательстве «Ранок». Единственное, что требуется – это электронная цифровая подпись (ЭЦП), а такая есть у всех, кто занимается бизнесом. Ведь отчетность в налоговую службу можно сдавать только в электронной форме с помощью ЭЦП.

Все загруженные в систему документы под надежной защитой – они хранятся в облаке на серверах сервиса «Paperless». Также, можно скачать и хранить документы на своем компьютере, и по требованию контролирующего органа можно сделать бумажную копию. Более того, если у вас будут требовать бумажные копии документов в ходе проверки, то можно будет сослаться на официальное письмо Государственной фискальной службы от 4 мая 2016 года.

Пользоваться «Paperless» для обмена документами и подписания их с помощью ЭЦП между организациями могут не только клиенты ПриватБанка и совершенно бесплатно. Вне зависимости от количества загруженных документов. Согласитесь, когда не будет такой необходимости в бумаге, то и наши деревья будут сохранней.

Тимофей Нагорняк